الرقابة الإدارية

تتلخص وظيفة الرقابة بتقييم كل وظائف الادارة الاخرى، وتهدف الى تقييم أداء المنظمة بشكل عام ودرجة التقدم باتجاه تحقيق الأهداف المحددة لأنشطتها، حيث يتم تحديد معايير للأداء من أجل قياس مدى تتبع تنفيذ الأنشطة ضمن المسار المؤدي الى انجاز الخطوات التي حددتها وظيفة التخطيط.

يجب أن تتصف عملية الرقابة بـ:

o      الوضوح والدقة.

o      أن ترتبط بجدوى اقتصادية.

o      أن تكون محددة زمنياً ووقف خطوات محددة.

o      سهلة الفهم من المعنيين بعملية الرقابة.

o      مقبولة من قبل العاملين في المؤسسة.

خطوات الرقابة

1.  وضع معايير للأداء  Establish performance standards

المعيار هو أداة قياس (كمي) او (نوعي) ويهدف الى قياس وتدقيق أداء الأفراد واستثمار الاموال والانشطة في مدى تحقيقها للأهداف المخطط لها، ترتبط أنواع المعايير بطبيعة الأنشطة المطلوب تقييمها.

والمعايير إما ان تكون ادارية او فنية:

m  المعايير الادارية  Managerial standards

وتكون على شكل احصاءات وتقارير دورية ومؤشرات او قواعد لتقييم الاداء، ونجيب من خلالها على ثلاثة اسئلة: من؟  متى؟  لماذا؟

 m  المعايير الفنية  Technical standards

وهي معايير ترتبط بطرق الانتاج والجودة وأجهزة الأمان والآلات والمواد والقطع ومعايير الأمن الصناعي، ونجيب من خلالها على سؤالين: كيف؟  ماذا؟

2.  قياس وتقييم الأداء  Monitor & measure performance

يتم خلال هذه الخطوة قياس الأداء ودرجة تطابقه مع المعيار ذو العلاقة المباشرة بالعملية التي يتم تقييمها، فإذا كان الأداء ضمن الحدود المقبولة فلا يتم اتخاذ اجراءات جديدة، أما في حال ظهور تباين بين الأداء والمعيار المعتمد فلابد من التوجه نحو اتخاذ اجراءات تصحيحية.

3.  تصحيح الانحرافات عن المعايير  Correct deviations from standards

تتلخص هذه الخطوة بتحديد الاجراءات الواجب اتخاذها من اجل تصحيح الانحرافات ويتعلق نجاح الاجراءات التصحيحية بـ:

o      طبيعة المعيار المعتمد.

o      ضبط عملية القياس.

o      دقة عملية التشخيص و التقييم.

حيث لا بد من التأكد من دقة المعايير والابتعاد عن المعايير المبسطة جداً او المعقدة جداً، كما يتطلب الأمر ضمان دقة ونزاهة وخبرة القائمين على عملية التدقيق والقياس والتقييم.

فراس رمو

القيادة الإدارية

سمحت كل من وظيفتي التنظيم والتخصيص بتوصيف الوظائف وتوزيع العاملين على البنية التنظيمية. وتأتي وظيفة القيادة لتتلخص مهامها بالإجراءات التي تتخذها الادارة العليا لتوجيه العاملين وتحفيزهم وقيادتهم نحو تحقيق أهداف المؤسسة حيث تصبح مهمة القائد الاداري تحقيق أهداف المنظمة من خلال توجيه وقيادة العاملين لديه.

صفات القائد الاداري

•        يكون مثلاً وقدوة للآخرين.

•        يحدد الهدف المراد تحقيقه لكل مرحلة.

•        يبني معياراً للأداء قابلاً للقياس كي تكون قراراته نزيهة ومتوازنة.

•        يعتمد قواعد واضحة للجميع.

•        يفرض الشفافية في التعامل.

•        يكون معلماً للعاملين ومرشداً لهم.

•        يسمح بالتواصل المباشر مع العاملين ويعمل على تخفيف الحلقات الوسيطة.

•        يقدم النصائح ويتقبل آراء الآخرين.

•        يتمكن من ضبط العاملين وحل مشاكلهم.

•        يعمل كخبير بالنسبة للآخرين.

•        يحفز العاملين على العمل لتحقيق الأهداف.

•        يؤمن تحقيق المطلوب بشكل صحيح وليس فقط تنفيذه.

•        يكون صوت العاملين في عملهم ويبحث عن تحسين أوضاعهم.

•        يتصف بآن واحد بالحزم والمرونة حسب الحال.

عناصر استمرارية القائد

•        وضع المرؤوسين في صورة تقدّم العمل دوماً واعطاء الأولوية لمتطلباتهم.

•        أن يكون واقعي مع نفسه ومع الآخرين.

•        أن يقول ما يعرف وأن لا يقول مالا يعرف.

•        يخطط لعمله، يعمل لتنفيذ خططه.

•        يحدد الاحتياجات ويعمل على تحقيقها.

•        أن يكون تصرفه متوازناً وثقته بالنفس عالية.

•        يعالج الموضوع مرة واحدة فقط، ويتخذ في كل حالة قرار وحيد فقط.

•        تجنب التأرجح في اتخاذ القرار.

•        متابعة العمل والعاملين بشكل مستمر وخطوة بخطوة.

•        التضحية بالرغبات الشخصية مقابل الأهداف المؤسساتية.

•        تدريب العاملين والوقوف على تقييمهم.

•        اقناع العاملين بالأهداف وجعلهم يشعرون أن تحقيق أهدافهم يأتي من تحقيق الهدف المؤسساتي.

•        العمل باستمرار على رفع معنويات الآخرين.

فراس رمو

التنظيم الإداري

يعبر التنظيم عن آلية العمل من خلال تحديد أجزاء المنظمة وأقسامها وتقسيم العمل في المستويات المختلفة وانشاء الروابط بينها وتوصيف الانشطة والمهام الوظيفية وايضاح خطوط السلطة ودورة المعلومات مما يسمح بإيضاح العلاقات بين العاملين والتنسيق بينهم لتحقيق أهداف المنظمة.

خطوات التنظيم

1.  الارتكاز على الخطط والاهداف

تعتمد عملية التنظيم على ما تم وضعه من خطط وأهداف، ولا بد من أن تكون عملية التنظيم مرنة بحيث تسمح بإحداث فعاليات جديدة او الغاء فعاليات قائمة او تعديل في الصلاحيات المعطاة للفعاليات في حال تطلب الامر ذلك.

2.  تحديد الانشطة الرئيسية

تحديد الانشطة الرئيسية لتحقيق الهدف والمهام الاساسية التي يجب ان تبدأ وتلك المخطط لها ان تنتهي ضمن كل نشاط.

3.  تصنيف و تجميع الانشطة

يجري خلال هذه الخطوة تفهم طبيعة الانشطة وتجميعها بهدف أداء مهام محددة ومن ثم تحديد القسم الذي يجب ان يقوم بتنفيذ هذه الانشطة.

4.  تفويض الصلاحيات و تخصيص العمل

بيان طبيعة التقسيم الوظيفي ضمن القسم المعني بتنفيذ الانشطة من خلال تحديد الصلاحيات بين جميع الاطراف وعلى مختلف المستويات.

5.  تصميم مخطط سلطوي للعلاقات

رسم العلاقات السلطوية: العلاقات الشاقولية المرتبطة بعملية اتخاذ القرار، والعلاقات الأفقية المرتبطة بعملية التنسيق.

أنماط التنظيم

1.  التنظيم حسب الوظائف  Organizing by functions

وهو تقسيم المنظمة حسب الاقسام التي تشكل الفعاليات الرئيسية فيها، مثل قسم الانتاج وقسم المالية وقسم التسويق وغيرها.

2.  التنظيم حسب انماط الانتاج  Organizing by product

مثلاً يمكن ان يأخذ مصنع لتصنيع السيارات التنظيم حسب انماط الانتاج فيكون هناك قسم سيارات صغيرة وقسم سيارات كبيرة وقسم للسيارات الشاحنة وهكذا.

3.  التنظيم حسب مراحل الانتاج  Organizing by production process

ويكون حسب المراحل المختلفة لعملية الانتاج، فمثلاً في مطبعة يكون هناك قسم للتنضيد الضوئي وقسم للتصميم وقسم للطباعة.

4.  التنظيم حسب مدد العمل  Organizing by timing

حيث يتم تقسيم العمل حسب الساعات المخصصة له او على ورديات مختلفة.

5.  التنظيم حسب الموقع الجغرافي Organizing by geographical location

هنا يتم التقسيم حسب الانتشار الجغرافي والتوزيع الى مناطق، ويمكن ان يأخذ التنظيم نمطاً آخر داخل كل منطقة.

فراس رمو

التخطيط الإداري

التخطيط هو رؤية المستقبل بعين الحاضر.

وهو عملية مستمرة نحاول من خلالها طرح مجموعة من الاسئلة والاجابة عليها، وهي:

·       What    ما هي   الأعمال الواجب تنفيذها؟

·       Who       من     يقوم بتنفيذ هذه الأعمال؟

·       When     متى    يجب تنفيذ هذه الأعمال؟

·       Where    أين     تنفذ الأعمال؟

·       How      كيف    تنفذ الأعمال؟

مستويات الادارة وعملية التخطيط

أنماط التخطيط

خطوات التخطيط

1.  تحديد الأهداف  Setting Objectives

تعتبر عملية تحديد الأهداف من أهم المراحل في عملية التخطيط، حيث تعتمد عليها كافة المراحل التي تليها. كما وترتكز وظائف الادارة على الأهداف الموضوعة، ولا يمكن ان تتم عمليات التنظيم والقيادة والتخصيص والرقابة الا من خلال معرفة الأهداف. ويجب ان تتصف الأهداف بـ:

o      الوضوح: ان تكون واضحة ومحددة.

o      قابلية القياس: امكانية تقييمها لمعرفة ان كانت قد تحققت ام لا.

2.   دراسة الوضع الحالي  Evaluation of environment

يجري من خلالها تقييم وتحليل الوضع الحالي ودراسة الامكانات المتاحة المالية والبشرية والفنية لتحقيق الاهداف المرجوة ويمكن من خلالها استنتاج التوقعات. وتعتمد عملية دراسة الوضع الحالي على كمية ودقة المعلومات المتوفرة ووثوقيتها وهنا يلعب نظام المعلومات دوراً هاماً في تأمين المرونة في الحصول على المعلومات. يؤدي نقص المعلومات الى صعوبة في تقدير الوضع القائم مما يعيق عملية التخطيط ويجعلها ترتكز على قاعدة ضعيفة.

3.   وضع البدائل  Determining alternatives

البدائل هي عبارة عن الحلول المختلفة التي يمكن ان نحقق من خلالها الأهداف، وتعتمد الحلول على معالجة الانحرافات التي تظهر بين التوقعات والاهداف. ولا بد من وضع عدة بدائل اي عدة طروحات أخذاً بالاعتبار للمتغيرات المحتملة والمرتبطة بالعوامل المختلفة (الزمن والتكلفة والمنافسة و...). تشكل البدائل عناصر أمان لإمكانية تحقيق الأهداف من خلال رسم استراتيجيات مختلفة.

4.   تقييم البدائل  Evaluation of alternatives

تعتمد عملية تقييم البدائل على تقدير مدى ودرجة تحقيق الهدف باستخدام كل بديل ودراسة الايجابيات والسلبيات لكل منها. كما تعتبر عملية تقييم البدائل من أهم خطوات التخطيط حيث يتعلق النجاح والفشل في الخطوات اللاحقة على هذه الخطوة.

5.  انتقاء الحل الأمثل  Selecting the best solution

تأتي هذه الخطوة نتيجة للخطوة السابقة حيث يتم انتقاء أفضل بديل من البدائل المطروحة وللإدارة هنا دور هام في اتخاذ القرار.

6.   تنفيذ الخطة  Implementing the plan

يجري خلال هذه المرحلة الشروع في تنفيذ الانشطة اللازمة لتحقيق الاهداف ومعالجة الانحرافات.

7.   تقييم النتائج  Evaluation of results

الرقابة على حسن اداء الخطة ويمكن اعادة النظر فيها ببعض الخطوات المرحلية.

فراس رمو

مالذي يميّز القائد المعلّم عن المدير العادي؟

من المهارات التي يهملها بعض مديري المؤسسات مهارة التدريب؛ فهم يوجهون الملاحظات إلى الموظف إذا أخطأ، لكنهم لا يدربونه على تجنب الخطأ. إنّ القائد المدرب هو القائد الذي يهتم بتطوير موظفيه، ويساعدهم على معرفة نقاط ضعفهم ونقاط قوتهم، ويشجعهم على وضع أهداف بعيدة الأمد لتطوير أنفسهم، وعلى رسم خطط لتحقيق هذه الأهداف.

 

من أكبر العوامل التي تخلق عند الموظف دافعاً ذاتياً إلى العمل هو ربط هذا العمل بطموحاته الشخصية والمهنية، لذلك فإنّ القائد المدرب تتجاوز أحاديثه مع موظفيه مجال العمل، إلى مجال اهتماماتهم وطموحاتهم وأحلامهم، وهو يفوض موظّفيه بأعمال تتجاوز طاقتهم الاعتيادية، من أجل رفع كفاءتهم، ويعطيهم جرعة من الثقة بالنفس، تدفعهم إلى النهوض بهذه الأعمال.

 

إنّ القائد الذي يركز فقط على الأداء الممتاز، والذي يهتم فقط بالأهداف القصيرة المدى للمؤسسة – كزيادة المبيعات مثلاً –، ولا يعير أي اهتمام لطموحات موظّفيه واهتماماتهم الشخصية سيُشعر هؤلاء الموظفون بأنهم يُستخدمون كأدوات لتحقيق مآربه، وذلك يؤثر سلباً في اندفاعهم بالعمل، أما إذا جعل القائد تحقيق أهداف المؤسسة منسجماً مع تحقيق طموحات موظفيه فإنّه يلمس في نفوسهم الوتر الذي سيطلق طاقاتهم، ويجعلهم يعطون أفضل ما عندهم.

في الواقع هناك الكثير من الصفات التي تميّز القائد المعلّم، ولعل أهمها:

القائد المعلّم يهتم، يهتم ويقدّر كل من يعمل معه وليس فقط من يحتاج هذا الاهتمام أو من يرغب هو بالاهتمام به أكثر من غيره، فالجميع لدى القائد سواسية.

القائد المعلّم يستمع أكثر مما ينصت، لأنه يعرف أن الاستماع هو أهم أشكال الاهتمام.

القائد المعلّم فطن، ويستطيع قراءة ما بين السطور، وينصت لما خلف الكلمات المحكية، ويراعي الضغوطات الخارجية المؤثرة على الأداء. ولا يكتفي بمعرفة الأسئلة الصحيحة بل متى ولمن يجب أن توجّه أيضاً. باختصار هو يستطيع الغوص بعمق ليصل الى جذور الأداء وتفاصيل السلوك ودون إشعار التابعين بذلك.

القائد المعلّم مسؤول، فهو يتحمل مسؤولية تعليم وتطوير أتباعه وبشكل تطوعي ويضمن لهم النجاح في حياتهم ومستقبلهم.

القائد المعلّم منضبط، وملتزم بقواعده وأنظمته، ويتّبع عادات ايجابية وتنموية. وفي النتيجة يحفّز أتباعه للتخلص من عاداتهم السيئة واتباع عادات ايجابية من نابع الاقتداء بهذا القائد.

القائد المعلّم لديه رؤيا، ويؤمن بها وبتحقيقها، وبقدرات أتباعه على الوصول للأهداف وتحقيق الرؤيا.

القائد المعلّم أهل للثقة، فأفعاله مطابقة لكلامه، ووعوده دوماً محققة، ولديه ثقة بنفسه ومعلوماته، ويسخّر نفسه لخدمة أتباعه.

فراس رمو