تتلخص وظيفة
الرقابة بتقييم كل وظائف الادارة الاخرى، وتهدف الى تقييم أداء المنظمة بشكل عام ودرجة
التقدم باتجاه تحقيق الأهداف المحددة لأنشطتها، حيث يتم تحديد معايير للأداء من
أجل قياس مدى تتبع تنفيذ الأنشطة ضمن المسار المؤدي الى انجاز الخطوات التي حددتها
وظيفة التخطيط.
يجب أن تتصف عملية
الرقابة بـ:
o
الوضوح والدقة.
o
أن ترتبط بجدوى اقتصادية.
o
أن تكون محددة زمنياً ووقف خطوات محددة.
o
سهلة الفهم من المعنيين بعملية الرقابة.
o
مقبولة من قبل العاملين في المؤسسة.
خطوات الرقابة
1. وضع معايير
للأداء Establish
performance standards
المعيار هو أداة قياس (كمي) او (نوعي) ويهدف الى قياس
وتدقيق أداء الأفراد واستثمار الاموال والانشطة في مدى تحقيقها للأهداف المخطط
لها، ترتبط أنواع المعايير بطبيعة الأنشطة المطلوب تقييمها.
والمعايير إما ان تكون ادارية او فنية:
m المعايير الادارية Managerial standards
وتكون على شكل احصاءات وتقارير دورية ومؤشرات او قواعد
لتقييم الاداء، ونجيب من خلالها على ثلاثة اسئلة: من؟ متى؟
لماذا؟
وهي معايير ترتبط بطرق الانتاج والجودة وأجهزة الأمان
والآلات والمواد والقطع ومعايير الأمن الصناعي، ونجيب من خلالها على سؤالين:
كيف؟ ماذا؟
2. قياس وتقييم
الأداء Monitor &
measure performance
يتم خلال هذه الخطوة قياس الأداء ودرجة تطابقه مع
المعيار ذو العلاقة المباشرة بالعملية التي يتم تقييمها، فإذا كان الأداء ضمن
الحدود المقبولة فلا يتم اتخاذ اجراءات جديدة، أما في حال ظهور تباين بين الأداء والمعيار
المعتمد فلابد من التوجه نحو اتخاذ اجراءات تصحيحية.
3. تصحيح الانحرافات عن المعايير Correct deviations from
standards
تتلخص هذه الخطوة بتحديد الاجراءات الواجب اتخاذها من
اجل تصحيح الانحرافات ويتعلق نجاح الاجراءات التصحيحية بـ:
o
طبيعة المعيار المعتمد.
o
ضبط عملية القياس.
o
دقة عملية التشخيص و التقييم.
حيث لا بد من التأكد من دقة المعايير والابتعاد عن
المعايير المبسطة جداً او المعقدة جداً، كما يتطلب الأمر ضمان دقة ونزاهة وخبرة
القائمين على عملية التدقيق والقياس والتقييم.
فراس رمو
No comments:
Post a Comment