السكرتارية
هي تلك الوظيفة التي تقدم معاونات أو خدمات للإدارات أو
الرؤساء، سواء كانت هذه
المعاونات أو الخدمات فنية أو مكتبية، حتى تتمكن الإدارات أو الرؤساء من إنجاز أعمالهم بطريقة ميسرة وفي أقل وقت ممكن وبأقل تكلفة.
ونتيجة لكبر حجم المنظمات الحكومية والاقتصادية، فقد
زاد حجم الأعباء الملقاة على
عاتق الوحدات الإدارية، وكبر حجم المعلومات المطلوبة لها التي تتطلب قدراً كبيراً من المعاونة في تسيير نقلها لهذه المعلومات بين الوحدات الإدارية وتنظيم حفظ وتخزين هذه المعلومات والمعاونة في استرجاع هذه المعلومات في أقل وقت ممكن، مما يمكّن الإدارة من الاعتماد على تلك المعلومات في إصدار القرارات الرشيدة.
وتقوم وحدات السكرتارية بمعاونة تلك الوحدات الإدارية في
تقديم الخدمات والمعلومات في المجالات
الفنية والمكتبية، حتى أنها تعتبر القلب النابض الذي
يمد كافة الأجهزة بما يلزمها، فإذا توقف القلب أو عجز عن أداء مهمته، فإن ذلك يؤدي بالضرورة إلى عجز وفشل هذه الوحدات والأجهزة عن
القيام بمهمتها الأساسية.
أنواع السكرتارية
1. السكرتارية العامة: وهي تمثل المعاونات والخدمات المكتبية التي تقدم لمختلف الإدارات مثل الاتصالات والمحفوظات والنسخ والتصوير وغيره.
2. السكرتارية الخاصة: وهي تمثل المعاونات والخدمات المكتبية التي تقدم لمكاتب أحد المديرين أو الرؤساء لتيسير أداء مهمته وإنجاز عمله.
3. السكرتارية المتخصصة: ويطلق عليها السكرتارية الفنية، وهي عبارة عن المكاتب الفنية الاستشارية التي تلحق بمكاتب كبار المسؤولين لتقديم ودراسة الاستشارات الفنية المتخصصة على اختلاف أنواعها. مثل السكرتارية القانونية، السكرتارية المالية، السكرتارية الاقتصادية، والسكرتارية الطبية والسكرتارية الهندسية وغيرها من مختلف المجالات الفنية، ويتولى هذه الوظائف أحياناً خبرات من أعلى مستوى ممكن.
1. السكرتارية العامة: وهي تمثل المعاونات والخدمات المكتبية التي تقدم لمختلف الإدارات مثل الاتصالات والمحفوظات والنسخ والتصوير وغيره.
2. السكرتارية الخاصة: وهي تمثل المعاونات والخدمات المكتبية التي تقدم لمكاتب أحد المديرين أو الرؤساء لتيسير أداء مهمته وإنجاز عمله.
3. السكرتارية المتخصصة: ويطلق عليها السكرتارية الفنية، وهي عبارة عن المكاتب الفنية الاستشارية التي تلحق بمكاتب كبار المسؤولين لتقديم ودراسة الاستشارات الفنية المتخصصة على اختلاف أنواعها. مثل السكرتارية القانونية، السكرتارية المالية، السكرتارية الاقتصادية، والسكرتارية الطبية والسكرتارية الهندسية وغيرها من مختلف المجالات الفنية، ويتولى هذه الوظائف أحياناً خبرات من أعلى مستوى ممكن.
الصفات الشخصية الواجب توافرها في السكرتيرة
• حسنة المظهر والهندام.
• أن تكون أمينة على أسرار مكتب الرئيس.
• قوة الشخصية.
• حسن التصرف.
• قوة الذاكرة.
• الالتزام بمواعيد العمل الرسمية.
• المرونة في التفكير وحب التغير.
• الإخلاص للرئيس وحبه للعمل.
• هدوء الأعصاب.
الصفات العلمية الواجب توافرها في السكرتيرة
إذا كانت الصفات الشخصية تعتبر من الأساسيات التي يجب الاعتماد عليها عند اختيار السكرتير الخاص، حيث يصعب تحسينها أو تغييرها في معظم الأحوال، فمثلاً الأشخاص الذين يتّسمون بالانفعال في أي موقف قد يصعب مثلاً أن يتحولوا إلى أشخاص يتسمون بالثبات الانفعالي.
فإن الصفات العلمية يمكن للجميع اكتسابها، بقدر من التعليم والتدريب، وخاصة في معاهد السكرتارية ومراكز التدريب المتخصصة في ذلك النوع من التعليم والتدريب، والتي تعمل على تنمية قدرات ومهارات السكرتير في مختلف أعمال السكرتارية. بشرط أن يكون للسكرتيرة الرغبة والمثابرة على التعليم والتدريب على هذه الصفات.
فراس رمو
